Grupos oficiales patrocinados por un diputado

Los diputados del Parlamento Europeo pueden patrocinar un máximo de 90 personas por año en grupos de, al menos, 20 personas. Estos grupos recibirán una ayuda para cubrir parte de los gastos de viaje, así como una asignación para una comida. El cupo de invitaciones no utilizado durante un año no es transferible al año siguiente.

¿Cómo solicitar un grupo patrocinado?:

Las solicitudes para grupos patrocinados por un diputado deben ser enviadas al Servicio de Visitas en el formulario oficial, firmado por el diputado, al menos dos meses antes de la fecha prevista de la visita. Por razones presupuestarias es fundamental respetar este plazo. El Servicio de Visitas proporcionará dicho formulario.

Confirmación de la visita y la subvención:

Una vez que el Servicio de Visitas haya programado la fecha y la hora en que podrá recibir al grupo, se enviará una carta de invitación oficial a la persona designada como responsable del grupo, junto con una hoja informativa, un plano de acceso a los edificios y los siguientes formularios:

• Formulario de pago: El responsable del grupo deberá completar el formulario indicando si la subvención para el viaje y la comida debe ser abonada en efectivo o mediante una transferencia bancaria. Este formulario tendrá que ser enviado al Servicio de Visitas al menos dos semanas antes de la visita. Si el envío se realiza con posterioridad a este plazo, la subvención se pagará directamente por transferencia bancaria. No se ingresará el importe de ninguna subvención en la cuenta personal de un diputado.
• Lista de participantes: La lista se enviará usando el formulario oficial del Parlamento al Servicio de Visitas al menos dos semanas antes de la visita completada con el nombre, fecha de nacimiento, DNI o pasaporte, dirección de residencia. El responsable del grupo presentará una copia de la lista el día de la visita.

NOTA : Las fechas de nacimiento son obligatorias. Dado que el Parlamento no puede admitir visitantes de menos de 14 años de edad, el Servicio Financiero exige la fecha de nacimiento en la lista de participantes. No son suficientes las indicaciones del tipo "mayor de 14". El Servicio de Contabilidad rechaza el pago de aquellos grupos que no hayan cumplido con este requisito

Pago de las subvenciones

El pago se hará siempre al final de la visita. En ningún caso la subvención se podrá hacer efectiva por adelantado. Una azafata acompañará al responsable del grupo al Banco para cumplimentar las formalidades de pago. El pago de las subvenciones se realizará con la condición de que todo el grupo esté presente a lo largo de la duración íntegra del programa. Si el número de los participantes presentes el día de la visita fuese menor que el previsto en la carta de invitación oficial, el importe de las subvenciones se reducirá en la misma proporción. No se abonará ninguna subvención a los grupos de menos de 20 participantes. Si el grupo recibe alguna otra subvención de un organismo público, debe declararlo al Parlamento Europeo, que reducirá proporcionalmente el importe de su subvención. En caso de que el grupo llegue con demasiado retraso, la visita podría ser totalmente anulada.

• Subvención para el viaje: Como se mencionó anteriormente, esta subvención cubre un máximo de 90 visitantes al año. Se calcula teniendo en cuenta la distancia de la ciudad de residencia de la mayoría del grupo hasta Bruselas, Estrasburgo o Luxemburgo. La distancia se mide en kilómetros por ferrocarril entre la ciudad de residencia y la sede de la visita. El importe de la subvención (en ? por persona) se confirmará en la carta enviada al responsable del grupo y puede ser revisada posteriormente en virtud de la ciudad de residencia real de la mayoría de miembros del grupo. El pago se realizará mediante entrega en efectivo o transferencia bancaria, según las instrucciones indicadas en el formulario de pago.

NOTA: La subvención para el viaje se considera como una contribución general a los gastos y no cubre necesariamente el coste total del viaje. Por tanto, ninguna factura de transporte o de hotel deberá ser presentada al Servicio de Visitas.

• Subvención para la comida: La subvención para el viaje se completa con la subvención para una comida (90 personas al año) de 35? por persona. El pago se realizará mediante entrega en efectivo o transferencia bancaria, según las instrucciones indicadas en el formulario de pago. La reserva del restaurante estará siempre a cargo del responsable del grupo.

Número de participantes por grupo

• El mínimo de participantes de un grupo subvencionado es de 20 personas.
• El número máximo de participantes durante las sesiones plenarias en Bruselas o Estrasburgo es normalmente de 45 personas. La aceptación de grupos más numerosos estará supeditada a la disponibilidad de salas adecuadas y espacio en la tribuna de público.

Edad mínima: 14 años el día de la visita.

Programa de la visita

Las visitas durante los periodos de sesión plenaria tanto en Bruselas como en Estrasburgo tienen una duración de tres horas. El programa consiste en una charla-coloquio con un técnico del Parlamento Europeo, un encuentro con uno o varios diputados del Parlamento Europeo y la presencia en la tribuna de público del Hemiciclo para asistir a la sesión plenaria durante una hora.

Las visitas en Bruselas fuera de las sesiones plenarias consisten en un programa de dos horas con un formato similar al anterior y una visita al Hemiciclo desde la tribuna de público, incluida en las dos horas de programa.

Los grupos serán recibidos por una azafata que les acompañará a la sala asignada.

Reserva de la sala y las plazas en la tribuna de público:

Para cada grupo se reservará una sala de reuniones (dos horas) y durante las sesiones plenarias las correspondientes plazas (una hora) en la tribuna de público (máximo 45).

NOTA: Estas reservas forman parte de una programación fija que cubre los diferentes sectores lingüísticos del Servicio de Visitas. Resulta imposible ampliar los horarios de las salas o de la tribuna, ya que ello interfiere en la programación de los demás sectores.

Pases de Seguridad

El Servicio de Visitas no puede proporcionar pases para salir fuera de las áreas reservadas a los visitantes. Por favor, contacte directamente con el Servicio de Seguridad.

Anulaciones

Se ruega notificar urgentemente al Servicio de Visitas en el caso de anulación de una visita, con el fin de posibilitar la admisión de otros grupos.

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